Project Management : Part-05: Project Requirement

मित्रांनो समजा आपण एखादा मोठा ग्रुप घेऊन फिरायला निघालो आहोत. मग आपण काय करतो तर ज्या ठिकाणी जायचे आहे त्याठिकाणची सगळी माहिती नोंद करून ठेवतो. त्याचबरोबर प्रवासाला लागणाऱ्या सर्व बाबींची पूर्तता करणारी एक लिस्ट तयार करतो. या लिस्टमध्ये प्रवासाची तिकिटे, राहण्याच्या ठिकाणाचे बुकिंग केले असेल किंवा करायचे असेल तर त्याची नोंद, कधी, कोणत्या दिवशी, किती वाजता, कुठे जायचे, तिथे काय बघायचे, याची जुजबी नोंद. तसेच निघताना आपल्या ग्रुपमधील कोणती व्यक्ती कशी पोहोचेल आणि सगळ्यांचा एकच पिकअप पॉइंट कोणता असेल या सर्व गोष्टींची नोंद आपण करतोच. त्याचबरोबर आपण प्रवासामध्ये लागणाऱ्या महत्त्वाच्या सामानाची यादीदेखील करतो. जर आपण अशाप्रकारे कोणतीही तयारी न करता प्रवास सुरू केला तर आपल्याला काही अडचणींना सामोरे जावे लागू शकते.

अगदी अशाच प्रकारे एखादे प्रोजेक्ट सुरू करताना त्या प्रोजेक्टमध्ये लागणाऱ्या सर्व गोष्टींची यादी तयार करणे म्हणजे प्रोजेक्ट रिक्वायरमेंट.

आता हेच बघा ना एखादे प्रोजेक्ट सुरू करायचे असेल तर, क्लायंटला नक्की काय हवे आहे याच्या नोंदी करून घेणे, क्लायंट हे प्रोजेक्ट कोणासाठी करत आहे म्हणजे टारगेट ऑडियन्स कोण आहे याची नोंद करून घेणे, टारगेट ऑडियन्स च्या गरजा समजून घेणे आणि त्यांच्या नोंदी करणे, आपल्या प्रोजेक्टमधून आपल्याला काय साध्य करायचे आहे याची नोंद करणे म्हणजे आपल्या प्रोजेक्टचा गोल काय आहे हे नोंद करून ठेवणे, तसेच या रिक्वायरमेंट पूर्ण करण्यासाठी आपल्याला कोणत्या प्रकारचे मनुष्यबळ लागेल त्यांची कुशलता काय असेल, त्यासाठी कोणत्या प्रकारचे हार्डवेअर किंवा सॉफ्टवेअर लागेल, ते कधी लागेल याच्या नोंदी करणे हे हितकारक असते यामुळे आपण प्रोजेक्टच्या मध्ये येणाऱ्या सर्व बाबींचा योग्य तो विचार करतो आणि त्याप्रमाणे तयार होऊनच आपल्या प्रोजेक्टच्या प्रवासाला सुरुवात करतो. 

Project Management : Part-04: Cone of Uncertainty- Project Stakeholders

प्रोजेक्ट स्टेकहोल्डर्स म्हणजे प्रत्येक ज्यांना प्रोजेक्ट मध्ये कोणत्याही प्रकारचा निर्णय घेण्याचा अधिकार आहे अशा व्यक्ती. कोणत्याही प्रोजेक्टमध्ये अशी अधिकारी व्यक्ती खूप महत्वाची असते. अशी व्यक्ती फक्त क्लाएंट असते असे नाही तर ती तुमच्या कंपनीची एखादी उच्च पदावरील व्यक्ती असेल अथवा प्रोजेक्ट साठी काम करणारी एखादी कन्सल्टन्ट अथवा अन्य कोणी. हि एक व्यक्ती किंवा अशा अनेक व्यक्ती तुम्ही संचालित करत असलेल्या प्रोजेक्ट संबंधित अनेक महत्वाचे निर्णय घेणार असते जसे कि;
१. रिक्वायरमेंट
२. टाइमलाईन
३. कामाचे स्वरूप
४. कॉस्ट
५. मनुष्यबळ
६. तुम्ही केलेले काम योग्य आहे कि अयोग्य

आता अशा अनेक व्यक्ती असतात तेव्हा "व्यक्ती तितक्या प्रवृत्ती" हा अनुभव तुम्ही घेऊ शकाल. या सर्व व्यक्ती आणि त्यांची मते जाणून घेऊन काम करणे हे जितके महत्वाचे तितकेच महत्वाचे कोणत्या व्यक्तीस कोणत्या प्रकारचा सर्वोच्च अधिकार आहे हे माहित करून घेणे.

समजा तुमच्या घरी पार्टी आहे आणि पाहुण्यांसाठी तुम्ही एखादा पदार्थ बनवला आणि तो घरातील ४ व्यक्तींना खायला दिला तर जशी तुम्हाला वेगवेगळी प्रतिक्रिया मिळेल जसे कि गोड पदार्थ असेल तर खूपच गोड आहे  (डाएट करणारी व्यक्ती ) किंवा थोडी साखर अजून हवी होती (डाएट न करणारी व्यक्ती ) अशा दोन विरुद्ध प्रतिक्रिया तुम्हाला मिळू शकतात. यातील कोणाची प्रतिक्रिया तुम्ही फायनल धराल? ज्या व्यक्तीला स्वयंपाकातील जास्त कळते तिला. बरोबर ना? अगदी तसेच हे आहे.


तुमचा प्रोजेक्ट रिपोर्ट नेहमी तयार राहील हे तुम्ही पाहिलं पाहिजे. कोणत्याही व्यक्तीने प्रोजेक्ट संदर्भात प्रश्न विचारला तर तुम्ही हा रिपोर्ट बघून लगेच उत्तर देऊ शकाल. प्रोजेक्ट रिपोर्ट तयार करण्यासाठी काही ऍप्लिकेशन्स तुम्ही वापरू शकता (Microsoft Project, Asana, Teamwork, ProofHub, Jira, Trello, etc)

प्रोजेक्टचे स्टेटस नेहमी अपडेट करा आणि सगळ्यांबरोबर विशिष्ठ कालावधीनंतर शेअर करीत रहा. तुम्ही स्वतः स्टेटस शेअर केल्याने तुम्हाला तुमची कार्यक्षमता वेगळी सिद्ध करण्याची गरज पडणार नाही. अशाप्रकारे तुम्ही प्रोजेक्टमध्ये काही संकटे आली तर आधीच त्यांचा प्रतिकार करण्यास सगळ्यांना बरोबर घेऊन मार्ग काढू शकाल. 

Project Management: Part-03: Uncertainty

मित्रांनो, कोणत्याही प्रोजेक्टच्या आधी त्या प्रोजेक्टबद्दल खूप कमी माहिती असते. म्हणजे;
१. प्रोजेक्ट स्टेकहोल्डर्स (Project Stakeholders)
२. प्रोजेक्ट रिक्वायरमेंट (Project Requirement)
३. प्रोजेक्ट टाइमलाईन (Project Timeline)
४. प्रोजेक्ट टीम (Project Team)
५. प्रोजेक्टमधील चॅलेंजेस (Challenges in Project)
६. प्रोजेक्टमधील चॅलेंजेसची सोल्युशन्स (Solutions of Challenges)

आता एवढ्या सगळ्या गोष्टी एकाच वेळी माहित होणं अवघड आहे. कधी प्रोजेक्ट संपत आल्यावर स्टेकहोल्डर्स नक्की कोण हे समजते तर कधी त्यांची संख्या जास्त असते. प्रत्येकाचे मन सांभाळणे अवघड गोष्ट आहे. कारण "मन" हे कोणत्याही तराजूमध्ये तोलता येत नाही कि अग्रीमेंटमध्ये बांधून ठेवता येत नाही.

सगळ्यात क्लिष्ट असते ते म्हणजे क्लिअर रिक्वायरमेंट प्राप्त होणे. अनेकदा क्लाएंटला काय हवे आहे हे त्यांना स्वतःलाच माहित नसते तर कधी ते आपल्याला नीट कळत नसते. यामध्ये महत्वाचे असते ते म्हणजे संवाद आणि संवादाची भाषा. भाषा म्हणजे इंग्रजी, फ्रेंच वगैरे नव्हे तर आपली तांत्रिक (technical) आणि त्यांची अतांत्रिक (non -technical).

टाइमलाईन तर अशी गोष्ट आहे जी क्लाएंट आणि आपली कधीच जुळत नसते. एखादे प्रोजेक्ट चांगल्या पद्धतीने चालू आहे असा अहवाल आपण दिला रे दिला कि क्लाएंट ते लवकर पूर्ण करायला सांगतो. एखादा प्रोजेक्ट काही अडचणीतून जात असेल तर क्लाएंट वेळेच्या बंधनाची आठवण करून देतो. एखाद्या प्रोजेक्ट मध्ये क्लाएंट कडून काही गोष्टींची पूर्तता व्हायची असेल तर टाइमलाईन बदलून वेळ वाढवून मिळतो. टाइमलाईन न जुळण्याची असंख्य करणे असतात.

प्रोजेक्ट टीम हा विषय नाजूक असतो. प्रोजेक्ट रिक्वायरमेंट नीट माहित नसल्यास टीम काय असायला पाहिजे हे ठरवता येत नाही. टीम काय हवी हे कळले तर ती उपलब्ध नसते. उपलब्ध असल्यास कोणाला सुट्टी हवी असते तर कोणाला ट्रेंनिंग. टाइमलाईन आणि टीमचे एक वेगळेच नाते असते. जो प्लॅन आपण टीमला विचारून करतो तो योग्य रीतीने पुढे न जाण्यास अनेक अचानक गोष्टी घडतात तर जो प्लॅन आपण स्वतः करतो त्यात अडचण काही असू, आपण तो न विचारता केला हे एकमेव कारण असते.

प्रोजेक्ट मधील चॅलेंजेस आणि त्यांची सोल्युशन्स हे आपण गृहीत धरल्यापेक्षा काहीतरी वेगळेच रसायन असते.
आणि या सगळ्यात महत्वाचे म्हणजे आपण स्वतः. आपण स्वतः च  जर नीट प्लॅन करून ते पूर्ण करून घेऊ शकत नसलो तर इतरांना दोष तो काय द्यायचा?

या सगळ्या माहित नसलेल्या किंवा कमी माहित असलेल्या गोष्टी म्हणजे अनसर्टनीटी (Uncertainty). 

Project Management: Part-02: Initial Preparation

आता तुमच्याकडील कोणत्याही एका प्रोजेक्ट चा विचार करा. जेवढा वेळ हे प्रोजेक्ट पूर्ण करायला लागेल तेवढी उत्कंठा वाढत जाते, खर्च वाढतो, प्लॅनचा अंदाज आणि सत्यता यातला फरक समजायला लागतो, आणि काही वेळा परिश्रम वाया जातात. यालाच 'कोन ऑफ अनसर्टनीटी' (Cone of Uncertainty) म्हणतात.

आता आपण आपल्या हत्तीचेच उदाहरण बघू. अक्खा हत्ती जर आपण मुठीत घ्यायचे  म्हणलो तर शक्य आहे का? नाही ना? मग तसाच अक्खा प्रोजेक्ट एकाच वेळी करायला गेलो तर काय होईल? मुळात आधी हत्तीचा आकार आणि मुठीचा आकार याचा मेळ बसणार नाही आणि नंतर उचलणे तर लांबच राहील.

आता आपण माकडांचे उदाहरण बघू, हि माकडं त्यांच्या आडदांडपणाने एखाद्या फळबागेत घुसतात प्रचंड हैदोस घालतात, फांद्या तोडतात, फळे तोडतात पाने फुले वेळी सगळे काही तोडतात. ती त्यांच्याच मस्तीत असतात. याने होते काय कि बागेचा मालक त्यांना हुसकावून लावतो. पोटात किती जाते?

या उलट पोपट, कोकीळ असे पक्षी फक्त खाण्यालायक फळे खातात. बागेचा मालक असे पक्षी आपल्या बागेत यावेत त्यांनी सुमधुर गुंजन करावे असे म्हणत त्यांना योग्य असे वातावरण तयार करण्याचा प्रयत्न करतो. हे पक्षी कायम फळांचा आस्वाद घेतात कारण ते योग्य तेवढेच घेतात आणि सगळे एकदम खायचा प्रयत्न करीत नाहीत.

आता आपण अजगराच्या खाण्याचा विचार करू. एका वेळेस जो प्राणी समोर येईल तो हळू हळू चावून न खाता तो पूर्ण प्राणी घाई घाईत गिळून टाकतो. आणि मग एकाच जागी सुस्त होऊन पडून राहतो. या सुस्तावलेल्या काळातच त्याच्यावर एखादा दुसरा प्राणी हल्ला करतो आणि हा प्रतिकार न करताच बळी पडतो.

मित्रांनो अगदी तसेच आपण जर क्लाएन्टच्या घाई मुळे किंवा इतर काही कारणामुळे  पूर्ण प्रोजेक्ट एकाच वेळेस करायला गेलो तर आपण तो शेवटी घाई गडबडीत पूर्ण करतो. यामुळे होते काय कि झालेल्या चुका पुढे आपण काही दिवस निस्तरत बसतो आणि क्लाएन्टच्या किंवा इतरांच्या आरोपांचे बळी ठरतो. प्रोजेक्ट एक तर आपल्या हातून जाते नाहीतर कंपनीच्या. त्यामुळे आपण थोडे थोडे खाल्ले पाहिजे. प्रोजेक्टच्या प्रत्येक पायरीचा विचार करायला हवा, उपलब्ध टीमच्या कौशल्यांचा विचार करायला हवा, उपलब्ध आर्थिक स्रोतांचा विचार करायला हवा आणि मग प्रोजेक्टची नीट आखणी / मांडणी करून तू सुरु करायला हवा. यात आधी थोडा वेळ जाईल पण योग्य आखणी आणि प्रत्येक पायरी पूर्ण झाल्यावर क्लाएंट बरोबर शेअर केल्यास सगळेच आनंदी राहतील. यात मुख्य गोष्ट आहे ती म्हणजे दार काही दिवसांनी या आराखड्याचा रिव्ह्यू. 

Project Management: Part-01: Introduction

मित्रांनो, नमस्कार!
प्रोजेक्ट प्लँनिंग (Project Planning) म्हणजे खरंतर एक सोपी गोष्ट. हो खरंच सोप्प आहे. तुम्ही अनेकदा वॉटरफ़ॉल मॉडेल (waterfall ), कायझन (kaizen ), अजाईल (agile), इत्यादी शब्द ऐकले असतील. त्यातूनच या सर्व प्रकारचे सर्टिफिकेशन आणि त्यांची क्लिष्टता, त्यासाठीचे मापदंड, मोठाल्या फीज हे ऐकलं असेल किंवा अनुभवलं असेल. हो खरंच हे सर्व अवघड आहे. पण मग मी सोपं का म्हणतोय? कारण शेवटी या सगळ्या मधल्या थिअरीज आपल्याला आपल्याच कामात वापरायच्या आहेत. आपलं काम जर आपल्याला नीट येत असेल म्हणजे आपल्या प्रत्येकाला बरं का. तर आपल्या टीमला जर आपापलं काम नीट येत असेल तर या सर्व थिअरीज एकदम सोप्प्या आहेत. म्हणजे प्रोजेक्ट प्लँनिंग एकदम सोप्प आहे. अजूनही अवघड वाटत आहे?
चला आपण हे मिळून सोप्प करूया. आपण काही आपल्याला उपयुक्त अशा गोष्टी सिरीज मध्ये करणार आहोत. एकदम नाही हं. कारण प्लँनिंग मधल्या अनेक संकल्पना मिळून एक हत्ती आहे. आता खराखुरा हत्ती कोणी अक्खा मुठीत घेऊ शकेल का? नाही ना ? आपणही तसेच या हत्तीच्या कधी सोंडेला स्पर्श करू तर कधी कानाला. असे करत आपण हा संपूर्ण हत्ती जाणून घेणार आहोत. जेवढे जाणून घेऊ तेवढे थोडेच.



Hello Friends,
Project planning is a simple thing! What? Do you think it's not? It's truly easy. Why am I saying so?

You must have heard about the waterfall model, kaizen, agile, etc. You must have also heard about PMP, Agile, etc project management certifications along with their measurement systems, fees for courses or certifications, credit systems. Or you have experienced it? hmm! then project management or planning is really difficult.

Then why I am saying it's easy? Am.. because all these are theories/practices/processes, we will be using in our work which we are doing regularly. If we know our work exactly ("we" mean the team) then these theories are easy.

Let's make it easy together. We will be doing some useful things in this series...no no not only one.. we will do many things. Why? because many concepts together become a huge elephant. So, can you grab an elephant by your hand? definitely no. We will touch its different body parts one by one.
So let's start...